Cet article a été publié pour la première fois sur le blog le 2 juin 2007.  Mais de nombreuses choses ont changé depuis. Il a fallu donner un bon coup de balais à cette publication pour la remettre d’actualité. 

 

calendar_120pxIl y a de petites astuces qui facilitent notre quotidien en entreprise ou à la maison.
Aujourd’hui, nous allons nous intéresser aux agendas partagés.

En entreprise, l’outil le plus courremment utilisé est certainement la fonction calendrier d’Outlook. Il permet facilement de partager des agendas lorsque l’application est couplée à un serveur Exchange. Cependant toutes les entreprises n’ont pas un DSI pour administrer Exchange Server. Alors, quelles sont les alternatives pour les TPE ou pour un usage personnel ?

simple-scheduling

 

1-Les solutions

Il y a bien sûr les solutions en ligne :

google  calendar-iconoutlook

Il y a aussi quelques solution payantes : Super Saas, Multi-Planning, mais nous avons trouvé qu’elles manquaient de souplesse. Ce que l’on voudrait, c’est retrouver un équivalent qui offre des fonctions de partage équivalentes à Outlook+Exchange.

Les solutions en ligne sont intéressantes, mais ne remplacent pas de véritables applications que vous pouvez consulter hors connexion. Alors, pour gérer votre calendrier au quotidien, nous vous conseillons plutôt d’utiliser un logiciel sur votre PC ou votre Mac et de le coupler avec une solution en ligne pour la synchronisation et le partage.
Nous nous sommes tournés vers des applications qui qui supportent le format iCalendar.
Ce format est un standard pour les échanges de données de calendrier, est aussi connu sous le nom d’iCal, est porte l’extension «.ics».

Sur PC, (windows ou Linux) : nous avons testé Thunderbird et son module Ligthning Calendar.
A notre avis, ce tandem est une alternative crédible à Outlook pour les particuliers et les PME.

Thunderbird-iconsunbird

Sur Mac l’application Calendrier (anciennement iCal) livrée avec le système MacOS X fera parfaitement l’affaire.

calendar-icon

 

Android-BadgeSur Android : 

Apple-Badge-Hi-ResSur AppStore :

2-Synchronisez

apple-watchPresque toutes les solutions en ligne permettent la synchronisation de votre agenda avec d’autres appareils. Vous pouvez alors synchroniser vos rendez-vous sur l’ensemble de vos appareils : ordinateur, mobile ou tablette.
Où que vous soyez , votre interface peut vous envoyer un rappel par email, une notification sur votre mobile ou même vous avertir par SMS (Google Calendar) . Les montres connectées se mettent également à la synchro et peuvent afficher et vous signaler votre prochain rendez-vous.
Mais la synchronisation ne se limite pas à la mise à jour de votre calendrier sur vos différents appareils.
Elle peut évidemment servir à synchroniser les agendas de plusieurs personnes ou à afficher la disponibilité de la salle de réunion auprès de toute une équipe.

3-Partagez

Le format iCalendar est intéressant car c’est le standard qui va ensuite vous permettre d’exporter, de publier et de partager votre agenda avec d’autres applications (et par extension avec d’autres personnes).

Pour partager votre agenda sur la toile, il suffira de partager le fichier .ics correspondant.
Vous apprécierez aussi de pouvoir vous récupérer les données d’un agenda existant, par exemple le calendrier des vacances scolaires (disponible sur le site de l’éducation nationale, il suffit de choisir sa zone).

4-Collaborez

Toutes ces applications sont en train de changer les habitudes de travail et facilitent les échanges entre collaborateurs et avec les clients…
Pour une plus grande efficacité, toute l’équipe de Tildigital se synchronise avec des outils performants, alors n’hésitez pas à prendre rendez-vous  😉

 

 

Gérant de Tildigital, consultant spécialiste en marketing digital et en projets CRM.
Plus de 15 ans en conseil et en stratégie web. Accompagnement de grandes entreprises et de PME dans leurs stratégies relationnelles et leur développement digital.
Collaboration dans plusieurs agences en tant que directeur de projets et consultant.
Intervention dans les secteurs : luxe, finance, media, télévision, loisir, santé, tourisme, BTP…
Formateur et professeur associé pour de grandes écoles et écoles de commerce.